Ý nghĩa của Deadline trong Product Management

Deadline là gì?

Deadline là sự kết hợp của 2 từ “dead” (có nghĩa là chết, ngừng hoạt động,...) và “line” (có nghĩa là đường thẳng, giới hạn, ranh giới,...).

Từ đó, chúng ta có thể hiểu “deadline” với nghĩa tiếng Việt là: thời hạn cuối cùng, hạn chót, thời hạn phải hoàn thành công việc, thời gian kết thúc.

Tùy theo ngữ cảnh và tính chất của công việc mà từ deadline này được dùng dưới nhiều tên khác nhau.

Ví dụ: ở môi trường công việc mà deadline là bản chất sống còn của tất cả các hoạt động kinh doanh thì từ deadline này hiểu là hạn chót, thời hạn phải hoàn thành công việc.

Mục đích thật sự của deadline

Mục đích của deadline là để người làm có động lực thúc đẩy làm việc, cũng như có định hướng thời gian làm việc thích hợp, đảm bảo tiến độ của công việc nhằm mang lại hiệu quả tối ưu.

Nói cách khác, khi bạn nhận thức được quỹ thời gian còn lại trên tay, những hạn chế sẽ thúc đẩy sự sáng tạo, hoặc chí ít sẽ cần một cách khác để xử lý vấn đề.

Từ dead cũng mang ý nghĩa như vậy, nếu bạn ở tình huống sống còn (như là bị bệnh hiểm nghèo, thời gian không còn nhiều), bạn sẽ chỉ muốn làm những việc quan trọng nhất, bạn buộc phải tỉnh táo và năng suất hơn bình thường.

Khi bạn trì hoãn, chờ đến gần cuối mới làm việc thì lúc này bạn đang chạy deadline. Chạy deadline là thuật ngữ để chỉ hành động gấp rút, cố gắng hoàn thành công việc được giao trước thời hạn.

Mục đích của deadline chỉ có một, nhưng việc áp dụng deadline vào các dạng công việc khác nhau nếu không khéo léo sẽ tạo ra các tình huống trao đổi đáng tiếc, thường là hiểu nhầm, hiểu sai ý nghĩa của deadline từ một bên hoặc cả hai bên.

Vì sao cần deadline?

Trong một số công ty, việc sử dụng deadline như là một chức năng bắt buộc. Nhưng bắt buộc phải đi đôi với lợi ích.

Đó là, thúc đẩy nhân viên sáng tạo, biết cách xoay chuyển tình thế khi ở các tình huống bị eo hẹp về thời gian hoặc có thể cả nguồn lực. Nhân viên hoặc sếp buộc phải đổi mới cách nghĩ, cách làm khi rơi vào những trường hợp như vậy.

Để hình dung rõ ràng, tôi lấy ví dụ về Twitter. Trước đây khi "tweet" một bài thì Twitter sẽ giới hạn số ký tự tối đa là 140 ký tự. Nói một cách đơn giản, mọi người tham gia sử dụng Twitter đã làm những điều đáng kinh ngạc khi cố gắng gói gọn những ý tưởng và thông điệp phức tạp vào một không gian giới hạn 140 ký tự.

Những điều tương tự cũng xảy ra trong công việc khi bạn đang chạy đua với một thời hạn đã biết – bạn không có đủ thời gian hoặc khả năng phân tích kéo dài và kiểm tra kỹ lưỡng từng phương án hoặc giả thuyết, đôi khi bạn chỉ cần chọn một phương án và thực hiện theo nó.

Tình huống này buộc bạn phải đưa ra các giải pháp sáng tạo của riêng mình trong thời gian và nguồn lực sẵn có cho bạn, thay vì tư duy theo kiểu "vì có deadline căng quá nên không thể làm gì được".

Tất nhiên trong thực tế, việc đưa ra deadline để rồi cùng đồng thuận về một mốc thời gian phù hợp cần rất nhiều sự trao đổi, cảm thông, thấu hiểu cũng như các cá nhân phải sở hữu được năng lực giải quyết vấn đề. Không ai mong muốn hôm nay đưa ra một deadline cho ngày mai (phi thực tế) hoặc deadline trong...vài ngày tới, trừ khi tình huống đang ở mức sống còn mà ai cũng nhận thức được.

Một khía cạnh khác của sự sáng tạo được mài dũa khi làm việc đúng thời hạn là nó buộc chúng ta phải đưa ra những quyết định ưu tiên. Nếu bạn xác định rằng bạn không thể có mọi thứ mình muốn trong thời gian quy định, bạn buộc phải đưa ra các quyết định và xếp hạng, ưu tiên chúng để ít nhất đảm bảo rằng bạn hoàn thành được những việc quan trọng nhất trong thời gian mà các bên cùng đồng thuận.

Có những sản phẩm, tính năng mà độ phức tạp, logic tính toán cũng như test case lên đến hàng 500+ thì rõ ràng việc đưa ra deadline cho 1-2 tháng làm việc hết công suất có thể sẽ không thực tế, trừ khi bạn buộc phải hoàn thành 500+ test cases đó thì sản phẩm mới vận hành được.

Hiệu ứng thứ hai của deadline chính là sự cấp bách. Khi càng gần đến thời hạn cuối, chúng ta sẽ cảm thấy sự cấp bách này càng ngày càng rõ. Cấp bách nhất là chúng ta thường có thể sẵn sàng đưa ra những lựa chọn khó khăn hơn khi đối mặt với một nhu cầu cấp thiết hơn là với một mục tiêu mở.

Cuối cùng, deadline tồn tại ở hầu hết các ngành nghề, ở hầu hết các cấp độ làm việc. Công ty đặt ra những kỳ vọng, cung cấp thông tin cho các phòng ban lập kế hoạch, tuyển dụng, tiếp thị và một loạt các hoạt động vận hành khác. Thế giới kinh doanh hoạt động theo ngày tháng và thời hạn.

Thật ngây thơ khi cho rằng deadline có thể hoặc nên được loại bỏ trong quá trình phát triển phần mềm, đặc biệt là trong các tổ chức lớn. Trong Product Management, deadline không nên rời xa các Product Manager, vì nó giúp mang lại sự tập trung và động lực đổi mới, là bản chất thực tiễn của Product Management.

Deadline trong Product Management

Mọi người tham gia phát triển phần mềm hoặc làm các sản phẩm khác có lẽ đã từng phải đối mặt với deadline mà họ phải hoàn thành, đặc biệt là trong các tổ chức lớn hơn.

Sự hiểu biết chung mà tôi gặp phải ở những bạn tham gia vào Ngành Quản lý sản phẩm và phát triển phần mềm là deadline vốn dĩ là một điều khó chịu và có phần 'không được agile cho lắm'. Có lẽ có nhiều nguyên nhân ẩn sâu bên dưới cách giải thích của các bạn. Nhưng deadline có thể hoạt động tốt—miễn là có cách tiếp cận đúng.

Product Manager và Deadline có mối quan hệ phức tạp vì nhiều lý do.

Thế giới Product Management là một thế giới thiên về thực hành, đầy tính thực tiễn. Việc bạn đọc sách, học nhiều về Product Management cũng như các process về phát triển phần mềm như Agile, Kanban, Scrum sẽ rất có ích nếu bạn có cách tiếp cận đúng những gì đã học với thực tế đang diễn ra ở các công ty: các công ty cần deadline để tồn tại.

Ví dụ với tư cách là Product Manager, bạn nắm rõ quy trình phát triển sản phẩm phải cần đến problem discovery, lên mockup, design... Mọi thứ đều rất bài bản, việc này không có gì sai cả, vì bạn được học, được biết, được đào tạo (không chính quy) từ những nguồn như sách, podcast, video, khóa học tự phát vân vân.

Bạn không sai khi có thể giải thích với các bên liên quan rằng với deadline như vậy, sẽ rất khó để làm problem discovery hoặc không đủ thời gian làm design, hoặc thậm chí phân tích kỹ thuật.

Ở một góc nhìn thực tiễn hơn (vì Product Management vốn dĩ là vậy), bạn đang xa rời thực tế khi deadline không cho phép chuyện đó, có nghĩa là khi rơi vào tình huống sống còn, bạn không thể ăn ngon mặc đẹp, cần thời gian để chỉnh chu mọi thứ, bạn phải làm những gì tốt nhất có thể. Đôi khi cái đang có lại là cái tốt nhất (và khả thi nhất)

Việc đưa ra deadline là một nghệ thuật, vì nó đòi hỏi rất nhiều sự hiểu biết về con người đang có, sản phẩm, công nghệ có những hạn chế, điểm mạnh nào.

Ngay khi bạn hiểu ra được deadline chính là sự áp đặt của thế giới thực, bạn sẽ dần chấp nhận nó như một điều cần thiết.

Deadline rất quan trọng trong thế giới kinh doanh, vì vậy việc loại bỏ nó hoàn toàn không phải là một lựa chọn. Nhưng cách deadline được đặt ra thường gây ra những kết quả tiêu cực, dẫn đến hiểu lầm mục đích thật sự của deadline. Câu trả lời không phải là tránh hoàn toàn việc đặt ra thời hạn cho việc phát triển một cái gì đó mà là thực hiện một cách tiếp cận khác - và đây là nhiệm vụ chính mà Product Manager phải tạo điều kiện thuận lợi cho các bên liên quan tham gia vào quá trình đặt ra deadline.

Để doanh nghiệp trở thành một phần của deadline, lãnh đạo phải cung cấp môi trường phù hợp, có nghĩa là chấp nhận rằng nhóm phát triển sản phẩm, đội ngũ kỹ thuật là nơi tốt nhất để ước tính công việc và điều quan trọng là cung cấp thông tin vào đúng thời điểm - nếu doanh nghiệp không thể cung cấp thông tin đó ngay từ đầu khi đưa ra deadline.

Thành thật mà nói, chúng ta không nên có quan điểm chỉ trích về deadline – trên thực tế, chính những vấn đề mà chúng ta nhận thấy về deadline và tác động của nó đối với công việc thực ra lại là những điểm mạnh mà deadline mang lại cho chúng ta.

Product Manager có thể ghét deadline ngay từ đầu. Nhưng không sớm thì muộn, bạn sẽ phải học cách chấp nhận nó, và yêu thích nó. Ý tưởng ở đây là Product Manager nên xem deadline là một điều tích cực chứ không phải là trở ngại cần tránh cho sự thành công của họ. Quan trọng nhất nó cho chúng ta một thước đo để đánh giá bản thân.